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2021-06-11
英文email的二個眉角
商用email首重清楚明確,和一般你來我往落落長的書信很不一樣,所以簡明易懂的 主旨就是必要的,例如主旨標示part no., order no.或invoice no.就可以幫助對方 馬上了解討論事情的主題。 基於這個原則,內文就要把我方最重要的訴求放在前面, 把敘述、說明、解釋等放在後面。
我們的思維比較含蓄,不習慣開門見山直接說出需求,所以就慣性的先述說原因理由 取得對方的理解,然後再說出想要得到的結果。可是這樣對方要花時間先看不是重點 的內容,造成欠缺效率,而且訴求變得有氣無力沒有力量了。所以商用書信的第一個 眉角就是先替對方著想說出我方的訴求,才能得到我們想要的,而不是牽就我們習慣 用法。
第二個眉角是英文的用法要多使用被動式,少使用主動式。我們中文的習慣用法是用 主動式來做句子陳述,通篇文章都是主動式說明,很少用被動式。但是英文不相同, 經常使用被動式,只要使用被動式那麼英文的味道自然就出來了。例如: We need the goods urgently. 主動式 The goods are needed urgently. 被動式 Email中交錯的使用主動式及被動式就不會都是第一、二、三人稱當主詞感到很呆板, 會覺得內容活潑多了。
改變舊習慣不容易。先改變思維,再一點一滴的改變行為,熟能生巧,新習慣自然慢慢 養成,多練習就可以表現出文字的魅力。 撰寫人: 王俐云 日期:2020.12.10 |